Datenschutzerklärung
des Bienenzuchtvereins Rheinbach von 1867 e.V.
1. Gültigkeitsbereich
Diese Datenschutzordnung regelt die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung im Bienenzuchtverein Rheinbach von 1867 e.V. Sie wurde durch Beschluss des Vorstandes am 25. Mai 2018 in Kraft gesetzt und wird der Mitgliederversammlung am 7. Februar 2019 zur Bestätigung vorgelegt.
2. Zentrale Mitgliederliste zur Vereinsverwaltung
Zur ordnungsgemäßen Mitgliederverwaltung führt der Vorstand eine Mitgliederliste aller Vereinsmitglieder, in der folgende personenbezogenen Daten aufgeführt sind: Vorname, Familienname, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer (Festnetz- und/oder Mobilnummer), E-Mail-Adresse, Eintrittsdatum und Mitgliedstatus gemäß Satzung §3, Austrittsdatum bei Kündigung oder Ausschluss. Hinzu kommen persönliche Angaben zur Datenschutzregelung (siehe Art. 10) sowie optional besondere Datenschutzanforderungen des Mitglieds (sieheArt. 9). Diese Daten werden bei Beantragung der Mitgliedschaft und damit beim Mitglied bzw. dessen Erziehungsberechtigten erhoben.
Bei Mitgliedern mit Bienenhaltung wird zusätzlich die Anzahl der Bienenvölker sowie der Beutentyp erhoben und gespeichert. Die Anzahl der Bienenvölker wird bei Eintritt abgefragt und muss zur Aktualisierung des Mitgliedsstatus und zur Abrechnung gegenüber dem Landesverband jährlich durch Rückmeldung des Mitglieds an den Vorstand aktualisiert werden.
Bei Mitgliedern, die zum Einzug der Jahresbeiträge der Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren zugestimmt haben, wird zusätzlich die Bankverbindung gespeichert.
Der Vorstand verwendet die Daten zu vereinsrechtlichen Aufgaben (z.B. Ermittlung und Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen, Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Rundbrief), weitergehenden Abrechnungszwecken (z.B. Abrechnung gegenüber dem Landesverband und implizit der Imkerversicherung, Abrechnung von Sammelbestellungen), satzungsgemäßen Aufgaben (z.B. Veranstaltungen), zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen sowie zur Ermittlung von Jubiläen.
Alle Daten der zentralen Mitgliederliste werden aufgabenbezogen elektronisch auf den privaten PC der Vorstandsmitglieder verarbeitet. Hierbei werden sie nach aktuellem Stand der Technik geschützt. (z.B. aktueller Virenschutz, aktuelles Betriebssystem, Firewall, Passwortschutz der Dateien). Eine Sicherheitskopie (Backup) der Daten wird beim Schriftführer auf einem externen Speichermedium gehalten.
3. Datenweitergabe von Mitgliedsdaten
Als Mitglied im Imkerverband Rheinland e.V., als Landesverband des Deutschen Imkerbundes (DIB) und Nutznießer darüber hinaus bestehender Vertragsverhältnisse (Imkerversicherung) ist der Verein verpflichtet, personenbezogene Daten seiner Mitglieder (mit Ausnahme von Fördermitgliedern) an den Imkerverband Rheinland zu übermitteln. Die Verarbeitung der Daten dort erfolgt in Verantwortung des Imkerverbands Rheinland.
4. Vereinsinterne Mitgliederliste
Der Vorstand darf eine vereinsinterne Mitgliederliste mit Vorname, Familienname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mai-Adresse und Beutentyp erstellen und im Kreis der Mitglieder als Druckversion verteilen. In dieser vereinsinternen Mitgliederliste werden ausschließlich Personen geführt, die der Teilnahme durch schriftliche Erklärung zugestimmt haben. Diese Mitgliederliste darf von jedem Mitglied grundsätzlich nur vereinsintern verwendet und insbesondere nicht veröffentlicht oder auf sonstige Art Dritten zugänglich gemacht werden.
5. Mitgliederlisten unter besonderen Umständen
Es wird darauf hingewiesen, dass die Mitgliedsdaten aus Name und Anschrift unter Umständen anderen Vereinsmitgliedern gemäß §28 Abs. 8 BDSG und §28 Abs. 6 Satz 3 BDSG auch ohne explizite Zustimmung für vereins- und satzungsbezogene Zwecke zur Verfügung gestellt werden müssen. Diese Daten sind dann ausschließlich für den jeweiligen Zweck (z.B. Sondereinberufung einer Mitgliederversammlung) zu verwenden.
6. Mitgliederdaten im geschützten Bereich der Website _ENTFÄLLT????_
Im Unterschied zum öffentlichen Bereich der Website ist der geschützte Bereich nur Vereinsmitgliedern zugänglich; der Zugang erfolgt mittels Anmeldung via Login-Name und Passwort. Dieses Passwort wird bei Ausscheiden eines Mitglieds gewechselt.
7. Mitgliedsdaten im öffentlichen Bereich der Website
Der Verein bietet seinen Mitgliedern verschiedene Services an, u.a. die Möglichkeit, sich und seine Imkerei mit einem öffentlichen Profil auf der Website oder im Vereins-Faltblatt zu präsentieren. Dieses enthält personenbezogene Daten aus Vorname, Familienname, Telefonnummer, Anschrift, sowie ggf. einer Verknüpfung zu der jeweiligen Website. Weitere Services der Website sind die Schwarmhotline (Vorname, Familienname, Telefonnummer, Wohnort) und die Rubrik “Gesucht – Gefunden” (Vorname, Familienname, Telefonnummer, Anschrift). Die Nutzung dieser Services ist freiwillig.
8. Informationen zu Funktionsträgern im öffentlichen Bereich der Website
Der Verein stellt personenbezogene Daten seiner Funktionsträger (u.a. Funktion, Name, Kontaktmöglichkeit) in den Online-Medien und insbesondere seiner Website öffentlich bereit. Alle Träger mit öffentlicher Funktion (z.B. Vorstand) erklären sich mit der Nennung der nach aktueller Rechtsprechung gesetzlich geforderten Daten sowie von einer kurzfristigen Kontaktmöglichkeit (Telefon und/oder E-Mail-Adresse) einverstanden.
9. Sonstige Informationen
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, z.B. das Bestehen von Imkerprüfungen/Ausbildungen, Ehrungen, Geburtstage, Feierlichkeiten des Vereins und andere Ereignisse (z.B. Teilnahme am Blütenfest Meckenheim) in verschiedenen Medien (Website/Internet, Presse, Rundbrief u.a.) bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht oder innerhalb der Mitgliedschaft an entsprechende Funktionsträger weitergegeben werden, sofern die Person keinen Widerspruch eingelegt hat und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Veröffentlichung bzw. internen Weitergabe entgegensteht.
Weiterhin werden im Rahmen von Vereinsveranstaltungen Bilder angefertigt, um sie im Rahmen des KunstUrhG in Printmedien (z.B. Rundbrief) und Telemedien (z.B. Website) zu verwenden, welches u.a. den Sachverhalt des Rechts am eigenen Bild sowie der Darstellung von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen regelt. Personen, die gemäß §23 Abs.1 Satz 2 KunstUrhG als ”Beiwerk” zu verstehen sind, werden grundsätzlich nicht namentlich aufgeführt.
Sofern die Veröffentlichung in externen Medien (Fachzeitschriften, Zeitungen, Rundfunk oder vereinsexternen elektronischen Medien, z.B. öffentlicher Bereich der Website) geplant ist, wird die Zustimmung von abgebildeten Einzelpersonen zuvor erfragt. Im Falle von Gruppenabbildungen, bei denen keine Einzelpersonen im Fokus stehen, gilt die Zustimmung zur vereinsbezogenen und dem Vereinszweck dienenden Veröffentlichung als erteilt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen und die vollständige oder teilweise Löschung veröffentlichter Bilddaten im Rahmen des technisch Möglichen verlangen.
Vom Mitglied zur Verfügung gestellte Dateien wie Bild-, Video- und Tondateien können, sofern vom Mitglied nicht ausdrücklich widersprochen, auf der Website intern publiziert werden; für die vereinsexterne Verwendung wird grundsätzlich das ausdrückliche Einverständnis eingeholt. Die Urheber können ihr Einverständnis jederzeit ganz oder teilweise widerrufen
10. Zustimmung zur Veröffentlichung von persönlichen Daten bei Mitgliedern
Die Speicherung und Verarbeitung von Daten gemäß Abs. 2, 3 und 5 sind für die ordnungsgemäße Vereinsführung bzw. nach rechtlichen Vorgaben erforderlich, mit seiner Mitgliedschaft stimmt jedes Mitglied dieser Art Speicherung und Verarbeitung seiner persönlichen Daten zu. Die Veröffentlichungen im Rahmen Abs. 8 gilt mit der Übernahme einer entsprechenden Funktion im Verein als erteilt. Für die Verwendung von Daten gemäß Abs. 4, 6 und 7 ist das schriftliche Einverständnis des Mitglieds erforderlich, welche beim Mitgliedsantrag erfragt wird bzw. bei bestehender Mitgliedschaft einmalig erhoben wurde, aber jederzeit vom Mitglied geändert werden kann. Dabei wird die Zustimmung/Ablehnung für jede Rubrik einzeln erklärt. Das Formular zur Datenschutzzustimmung mit der entsprechenden Auswahl kann jederzeit von der Website heruntergeladen werden.
11. Verarbeitung von persönlichen Daten bei Kursteilnehmern
Der Verein bietet unregelmäßig Imkerkurse verschiedener Art an. Hierbei werden persönliche Daten von Interessenten und Kursteilnehmern in Form von Name und E-Mail-Adresse, optional auch Anschrift und Telefonnummer erhoben. Die Daten werden vereinsintern gespeichert und nur an Vorstand und Dozenten übermittelt. Alle weiteren Angaben (z.B. vorhandenes Grundwissen, Planung zum Start der Imkerei oder Völkerzahl) sind ausschließlich freiwillig.
12. Verarbeitung von persönlichen Daten bei Referenten
Vorträge von Referenten werden mit Name,Vereins-/Instituts-/Firmenzugehörigkeit und Vortragstitel sowie Kurzbeschreibung vom Verein öffentlich (z.B. auf der Website) beworben sowie anschließend dokumentiert. Jeder Referent erklärt sich mit dieser Veröffentlichung einverstanden. Weitergehende Daten werden nur mit Einverständnis veröffentlicht.
Daneben speichert der Vorstand vereinsintern Angaben zur Kontaktadresse (Telefonnummer, E-Mail-Adresse,ggf. Anschrift). Bei Referenten mit Honorar wird zusätzlich die Bankverbindung für Abrechnung, Prüfung und als steuerlicher Nachweis gespeichert.
Ggf. werden Unterlagen oder Mitschriften im vereinsinternen Mitgliederbereich der Website den Mitgliedern zur Verfügung gestellt. Eine Veröffentlichung von überlassenem Material im öffentlichen Bereich erfolgt grundsätzlich nur mit Einverständnis des Autors.
13. Verarbeitung von persönlichen Daten bei Gästen
Vereinsfremde können den öffentlichen Bereich der Website nutzen, ohne persönliche Daten eingeben zu müssen. Die technische Infrastruktur speichert Angaben zu IP-Adresse und einige Client-Informationen, die der Kommunikation zwischen Server und Client bzw. dem Protokoll (”Logging”) dienen. Mit Anfrage beim Provider des Gastes könnte die IP-Adresse dem Anschlussinhaber zugeordnet werden. Der Verein macht hiervon nur im Fall strafrechtlicher Verfolgung Gebrauch, ermittelt aber sonst keine personenspezifischen Daten. Insbesondere dient die Nutzungsstatistik ausschließlich dem Erfolg der Bereitstellung der Online-Medien und enthält keine persönlichen Daten.
14. Ausscheiden oder Wechsel von Funktionsträgern
Bei Ausscheiden oder Wechsel von Funktionsträgern sind alle im Besitz des ausscheidenden Funktionsträgers befindlichen Daten an den Vorstand zurückzugeben bzw. im privaten PC mit einem zufälligen Passwort zu versehen und zu löschen. Eine entsprechende Bestätigung ist durch den ausscheidenden Funktionsträger abzugeben.
15. Löschung der Daten
Alle personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für ihren Zweck benötigt werden und anschließend unverzüglich entsprechend den aktuellen technischen Möglichkeiten gelöscht. Die Daten werden ebenfalls gelöscht, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Soweit benötigt, erfolgt eine Einschränkung der Verarbeitung in einer gesonderten passwortgeschützten Liste. Der Vorstand speichert einen Teil der personenbezogenen Daten im Vereinsarchiv zur Weiterführung der Vereinschronik.
16. Plugins und Tools
Burst Statistics
Diese Website benutzt Burst Statistics, ein datenschutzfreundliches Statistik-Tool, um das Besucherverhalten zu analysieren. Für diese Funktion sammeln wir (diese Website) anonymisierte Daten, die lokal gespeichert werden, ohne sie mit anderen Parteien zu teilen. Für weitere Informationen lies bitte die Datenschutzerklärung von Burst.
Burst erfasst dabei u. a. Logdateien (IP-Adresse, Referrer, verwendete Browser, Herkunft des Nutzers, verwendete Suchmaschine) und Aktionen, die die Websitebesucher auf der Seite getätigt haben (z. B. Klicks und Ansichten).
Die Nutzung dieses Analyse-Tools erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der anonymisierten Analyse des Nutzerverhaltens, um sowohl unser Webangebot als auch unsere Werbung zu optimieren. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
Google Web Fonts (lokales Hosting)
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